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办公文件太多怎么办科飞亚文件柜告诉你

2018-07-07 11:49:10浏览量:44

想知道如何处置所有文件和文档吗?

在这篇文章中,科飞亚将为您提供一些有用的建议,帮助你根据你的需要先择一个文件柜

整理一个档案柜似乎很容易,你只是把一些纸放在马尼拉文件夹里,拿一个挂档,然后把它放在柜子里的抽屉里,对吗?

实际上,组织一个文件柜比你想象的要多得多。

这里有一些小贴士可以帮助你组织事情并控制它们。

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科飞亚文件柜处理文件方法.jpg

一、创建归档系统。

首先,你需要创建一个归档系统。

这是你储存和归档文件的方法。

归档系统可以是通用的,也可以是您想要的详细的;关键是能轻松方便地找到你需要的东西。

记住,每当你开始创建一个文件系统,或者一个文件,你就是为你未来的自己创建它。

也就是说,你未来的自己应该能够毫无问题地找到你需要的东西。

您要按字母、数字、名称、企业、客户/客户、项目或到期日来组织项目吗?

你可能会发现花点时间整理一下你的想法是很有帮助的,这样你就能确切地知道你将创建哪种类型的文件。


二、列出文件列表。

既然你已经创建了一个文件系统,现在是时候列出一个你将放入你的系统的文件的工作列表了。

你只需要一张纸和一支铅笔。记住你刚刚创建的文件系统,想想将要进入这个系统的文件名称,然后开始列出一个列表。

如果你组织一个基于客户的文件柜,你可以和以下客户一起创建一个:张三、李四、王五、赵六、阿斯特、布朗、琼斯、史密斯、汤普森等等。

如果你正在组织一个家庭账单文件柜,你可以创建一个列表,其中包括:电缆账单、煤气费账单、电费账单、电话费账单、水费账单等等。


三、避免文件夹内文件过于杂乱。

把所有的文件、电子保证书、说明书和珍贵的生日卡扔进一个巨大的文件夹可能很诱人。一个文件夹里就有你需要的东西,对吧?

不幸的是,一个杂七杂八的文件夹弊大于利,尤其是在快速方便地检索信息方面。相反,把注意力集中在有问题的项目上,找到更好的归档解决方案。


四、个性化您的文件柜和文件。

谁说档案柜或档案必须枯燥无味?

如果你要参考你的文件,为什么不把这段经历变成愉快的经历呢?你可以让东西看起来很吸引人!

如今,你可以找到各种形状、颜色和图案的各种不同类型的办公家具和办公用品。

从五颜六色的文件柜,到明亮的便携式文件夹,再到精致时髦的马尼拉文件夹,应有尽有。

看看这些办公室供应网站中的任何一个或所有网站,从中获得一些启发: Poppin、敲门、看看Jane Work。


五、准备文件夹和文件挂钩(悬挂文件)。

抓住一堆马尼拉文件夹和悬挂文件夹,并开始根据上面准备的列表给它们贴标签。

用你认为合适的任何方法给物品贴标签:用铅笔贴标签可以使物品变得容易或容易编辑,而使用标签制作机可以使物品看起来更加统一。

清理文件柜中的一两个抽屉。

从头开始最容易;在这种情况下,一个干净的文件柜。取出文件柜中的内容物,并将其放在干净平整的表面上。

放下所有预先标记好的悬挂文件和文件夹,你就可以…

替换和/或归档项目。

现在是时候把你所有的文件和文件放在适当的文件夹里了。

你可能需要花一些时间整理文件、资料和文件,以匹配类似的项目和类似的项目,但是你的文件的基本结构已经存在。

根据需要重新参考你的档案系统和档案清单,提醒自己该去哪里。


六、便于文件归档和处理。

有一叠文件需要归档吗?在文件柜旁边放一个篮子、盒子或容器,暂时存放所有东西。然后,您可以一次归档一堆项目,而不是零敲碎打。

避免让你的档案堆积起来;一次归档五张纸比一次归档五百张要容易得多!

养成在一天结束时或一天中任何你选择的时间归档文件的习惯,比如午饭前或需要从办公桌上休息的时候。

你也可以在附近设置回收站或碎纸机,以便于妥善处理旧的或过期的纸张。

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你呢?你觉得档案柜整理最难的是什么?让科飞亚文件柜看看能不能帮你。


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